Кадровые документы в телефоне
Внедряем 1С:Кабинет сотрудника в связке с 1С:ЗУП. Заявления, приказы и справки сотрудники получают и подписывают со смартфона — юридически значимо. Без бумаги, курьеров и «подпишите, когда будете в офисе». Работу считаем в результато-часах, эффект показываем коэффициентом НЭПа.
240+
12+ лет
Центр компетенции по кадровому ЭДО
Задача и результат
Для организаций, где кадровая бумага уже стала узким местом: удалённые сотрудники, филиалы, обновление или миграция штата.
Коэффициент НЭПа — ключевая метрика нашей эффективности: показывает в цифрах «до» и «после», как изменилась работа предприятия после нашего вмешательства. Измеряем эффект внедрения не обещаниями, а конкретными цифрами до и после проекта.
Что входит в услугу
Пять результатов, которые вы получаете на выходе из проекта— от работающей системы до фундамента для развития.
Вы получаете не «коробку» с базовыми функциями, а работающую систему, настроенную под ваши процессы. Сначала запускаем пилотную группу (5–10 сотрудников или одно подразделение), отрабатываем маршруты на реальных документах, а затем масштабируем систему на всю организацию. Такой переход снижает риски и не ломает привычные процессы.
Кабинет сотрудника работает в связке с вашей расчётной базой. Приказы на отпуск, приём и перевод формируются в 1С:ЗУП и автоматически уходят в кабинет сотрудника. Расчётные листки, справки 2-НДФЛ и заявления сотрудник получает по запросу — в один клик, без ручной выгрузки и дублирования данных.
Вы получаете юридически готовый к запуску КЭДО контур: настроенные УКЭП для руководителя и ответственного за КЭДО, УНЭП для сотрудников, при необходимости — машиночитаемые доверенности (МЧД), а также пакет локально-нормативных актов (приказ, положение, согласие). Настраиваем разграничение прав и защиту персональных данных. Всё готово к проверкам.
Мы передаём систему не только в виде софта, но и в виде компетенций ваших сотрудников. Пилотная группа отрабатывает свои действия на реальных документах, а администраторы и специалисты кадровой службы получают достаточно знаний, чтобы самостоятельно управлять системой. Результат — ваша команда работает в системе без нашего участия.
Вы получаете не просто факт внедрения, а измеримый результат. Мы фиксируем ключевые показатели: насколько ускорились процессы, сколько человеко-часов высвободилось, сколько документов перестало теряться. Это объективная картина того, что изменилось в работе компании с внедрением системы.
Работу считаем в результато-часах и фиксируем цену до старта. Лицензии и подписки 1С — отдельный бюджет, честно указываем его в смете с работами.
Как проходит работа
Подключаемся на любой стадии — в том числе к проектам, которые уже застряли.
Прежде чем что-то настраивать, определяем, что именно переводим в электронный вид. Не пытаемся объять необъятное: начинаем с самых частых и болезненных запросов — заявлений на отпуск, расчётных листков, заказа справок. На этом же этапе проверяем и актуализируем контактные данные сотрудников — без этого не запустится ни один личный кабинет. И определяем пилотную группу (лояльных сотрудников или одно подразделение с активным кадровым движением). Итог — согласованный перечень процессов и документов для старта.
Здесь решаем две задачи: юридическую и процессную. Готовим полный пакет локально-нормативных актов (ЛНА): Положение о КЭДО, уведомление о переходе и согласие на присоединение. Настраиваем контур подписи: сотрудникам достаточно бесплатной УНЭП, которую они выпускают сами в личном кабинете, а со стороны работодателя - УКЭП. Параллельно проектируем работу с документами: берём то, что собрали на погружении, и переносим в систему — настраиваем маршруты согласования (кто утверждает заявление, кто подписывает приказ), распределяем роли и права доступа, готовим шаблоны документов и уведомлений. Здесь же решаем, где хватит типовой настройки, а где потребуется доработка.
Обучаем пилотную группу на реальных документах организации: кто-то подаёт заявление на отпуск, кто-то заказывает справку, кадровик отправляет расчётный листок. Смотрим, как проходят согласования, где возникают вопросы, что можно улучшить. Параллельно готовим администраторов и кадровую службу, чтобы они могли поддерживать систему самостоятельно. Готовим понятные инструкции. Сначала научаем пилотную группу - до запуска, потом всю организацию.
Запускаем пилот: 2–3 недели работы в реальных условиях, сбор обратной связи и донастройка процессов для масштабирования. После успешного пилота подключаем остальных сотрудников по графику (по отделам или поэтапно): обучение для всех (вебинар, рассылка с инструкциями), канал поддержки для вопросов. Плотно сопровождаем первые недели, чтобы снять стресс и страх перед новым. Параллельно считаем коэффициент НЭПа: что ускорилось, сколько человеко-часов освободилось, сколько документов перестало теряться. Эффект показываем открыто, цифрами «до/после».
Здесь собираем сервис целиком — со всеми доработками, которые выявили на проектировании. Полностью настраиваем «1С:Кабинет сотрудника» на тестовой базе: подключаем к 1С:ЗУП, настраиваем контур подписи (УНЭП для сотрудников, УКЭП для работодателя), шаблоны документов, уведомления, права доступа и роли. Реализуем доработки, которые потребовались по итогам проектирования. Всё это проверяем в тесте — и проводим приёмку: смотрим, что система работает в соответствии с техническим заданием, маршруты проходят корректно, данные не дублируются. Только после приёмки переносим конфигурацию в продуктив.
Не оставляем вас один на один с системой. Далее — поддержка по SLA или в формате абонентского сопровождения: развиваем маршруты и отчёты, подключаем остальную функциональность (новые виды документов, расширенные сценарии), проводим плановые обновления с тестированием, консультируем пользователей и помогаем в нестандартных ситуациях. Анализируем поток обращений и убираем повторяющиеся проблемы настройкой или доработкой — чтобы поддержка со временем становилась легче, а не тяжелее.
АО «МЕДИЦИНА»Все документы в одном месте с понятным интерфейсом
- x5
- Ускорились процедуры обработки документов
- -30%
- Cократились материальные издержки, связанные с печатью документов
- x10
- Быстрее кадровый специалист находит любой документ в электронном архиве
ЕАПТЕКАРазвернули в системе 1С:Документооборот архив договорных документов заказчика за несколько лет, мигрированный из прежней СЭД
- >5000
- Документов перенесено из прежней СЭД
ХК "Авангард"Выход профессиональной команды на мировой уровень — это сложный организационный процесс. Чтобы его оптимизировать, мы перевели договорную работу ХК «Авангард» в цифровое русло, обеспечив эффективность на каждом этапе.
- x5
- Ускорились процедуры обработки документов
- -30%
- Cократились материальные издержки, связанные с печатью документов
- x10
- Быстрее кадровый специалист находит любой документ в электронном архиве
УК ПЕРВАЯУскорили внутренние процессы компании и обеспечили прозрачную работу с документами — теперь легко создавать, согласовывать документы и отслеживать их статус
- +20%
- Ускорилась подготовка документов
- -30%
- Сократилось время поиска документов
- +25%
- Ускорилось согласование документов
Формат работы и сроки
Масштаб зависит от задачи: увидеть эффект на пилоте или сразу строить полный контур КЭДО.
Работающий контур КЭДО, настроенный под ваши кадровые процессы, с необходимыми доработками и интеграцией с 1С:ЗУП, обученными пользователями и готовым пакетом ЛНА. Решение запущено в промышленную эксплуатацию: от пилота до тиража на всю организацию, с сопровождением первых недель и расчётом Кнэп.
Работающая система КЭДО, собранная исключительно на типовых возможностях 1С:Кабинет сотрудника — без программных доработок. Штатные виды документов (заявления, приказы, ознакомления, справки, расчётные листки), типовые маршруты, штатная интеграция с 1С:ЗУП, УНЭП для сотрудников и УКЭП для работодателя, обученные пользователи. Решение запущено в промышленную эксплуатацию и может обновляеться штатно.
Готовый к работе сервис с фиксированной ценой и сроком. Пакеты различаются глубиной: базовое подключение с шаблонами ЛНА и публикацией кабинетов, с настройкой маршрутов заявлений на отпуск и справок, с интеграцией с 1С:Документооборот; со сквозным процессом в трёх системах (1С:ЗУП + 1С:ДО + 1С:Кабинет сотрудника).
Когда полный проект не нужен, подключаемся на конкретном участке: подготовка ЛНА, настройка контура подписи (УКЭП, УНЭП, МЧД), интеграция с 1С:ЗУП, обучение или аудит уже застрявшего проекта КЭДО. Вы получаете результат именно этого участка и платите только за него.
Частые вопросы
Да, можно, но при одном условии: все эти организации должны вестись в одной информационной базе 1С (например, в одной базе «1С:ЗУП»). Если организации в разных базах, для каждой нужно подключать отдельный сервис.
Облачная версия. Сервис располагается на серверах 1С. Не требует собственной инфраструктуры, обновляется автоматически или по заявке в ТП. Проще в начале работы. Подходит для большинства компаний.
Локальная версия. Серверная часть устанавливается на собственных мощностях компании. Требует квалифицированных администраторов для установки и поддержки (сервер 1С:Элемент, СУБД, настройка сети). Даёт больше возможностей для глубокой кастомизации и контроля над данными. Актуальна при жёстких требованиях к безопасности данных. Продаётся от 1000 кабинетов.
В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» реализован сценарий удалённого получения подписи для кадровых документов — усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Сотруднику не нужно ехать в удостоверяющий центр. Он получает сертификат УНЭП прямо в личном кабинете с компьютера или телефона. Весь процесс занимает от 5 до 15 минут.
Да, сервис поддерживает сложную оргструктуру. Вы можете вести учёт по обособленным подразделениям, назначить своих кадровиков и руководителей для каждого подразделения с соответствующими правами доступа. В настройках публикации можно выбрать конкретные подразделения или должности.
Документы хранятся в вашей учётной программе 1С. Сервис «Кабинет сотрудника» лишь доставляет их сотруднику и возвращает обратно подписанными. В облаке 1С хранятся только копии для отображения в личном кабинете. Все серверы 1С находятся в защищённых дата-центрах с аттестатами ФСТЭК, а передача данных идёт по защищённому протоколу HTTPS.
Давайте поможем
Пришлите пару строк: сколько сотрудников, где ведётся кадровый учёт — в 1С:ЗУП или другой системе, и что болит сильнее всего: отпуска, справки, удалённые работники. Ответим в течение рабочего дня — либо сразу предложим формат, либо честно скажем, что задача не наша.
Отвечаем в течение одного рабочего дня. По России звонок бесплатный.