ПРОЕКТ ГОДАЗабота о сотрудниках — внедрили систему КЭДО
АО «Медицина» (клиника академика Ройтберга) — одно из старейших частных медицинских заведений в России. Начавшись с единственного реанимобиля и нескольких врачей-энтузиастов, за полтора десятилетия клиника «Медицина» превратилась в один из ведущих медицинских центров России с собственным зданием, современной технической базой и большим профессиональным коллективом.
Пользователей системы
1000
Документов в месяц
120
Структурных подразделений
21
Виды документов
17
Выстроить удобный электронный обмен кадровыми документами
- Снизить высокие затраты на работу с бумажными документами
- Наладить взаимодействие в части кадровых процессов
- Уменьшить трудозатраты при обработке кадровых документов
- Повысить защиту документов от несанкционированного доступа
Ход работ
Пилотный запуск КЭДО
Что в итоге?
- Сотрудники используют систему КЭДО в рамках ее типовых возможностей
Сбор Функциональных требований к системе КЭДО
Что в итоге?
- Провели первичное знакомство сотрудников с функциональностью будущей системы КЭДО
- Собрали необходимые данные для создания модели будущей системы КЭДО
Проектирование системы КЭДО
Что в итоге?
- Создали модель будущей системы КЭДО
- Выпустили Техническое задание на создание системы КЭДО
Разработка системы КЭДО
Что в итоге?
- Настроили систему КЭДО в соответствии с Техническим заданием в тестовом контуре
Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации
Что в итоге?
- Настроили систему КЭДО в продуктивном контуре и подготовили ее к ОПЭ
- Обучили сотрудников работе в системе КЭДО и обеспечили их эксплуатационной документацией
Особенности проекта
- Особенность
- ЗУП и инфраструктуру заказчика обслуживали подрядчики. Мы работали на стыке 3 команд, у которых отличались регламенты (нужна информация, как справились с этим)
- Проблема
- Сотрудники не хотели работать в системе, не понимали назначения КЭДО и не доверяли электронному документообороту.
- Мы провели презентацию продукта. Донесли ценность в экономии времени. Закрыли вопрос недоверия правовыми аспектами
- Форс-мажор
- Отключился кабинет сотрудника в течение рабочего дня по инфраструктурным проблемам со стороны заказчика.
- Мы нашли причину, перезапустили службу и разобрали очередь из документов, которая накопилась за пару часов
Результаты
Выстроили удобный обмен кадровыми документами. Теперь документы не надо распечатывать, а согласование, подписание и ознакомление с ними происходит за секунды.
- Перевели в электронный вид ключевые кадровые документы: приказы, трудовые договоры и соглашения
- Выстроили маршруты обработки кадровых документов
- Организовали работу сотрудников с кадровыми документами через их личные кабинеты
- Настроили интеграцию 1С:ЗУП и 1С:Кабинет сотрудника и возможность отслеживания статусов документов в 1С:ЗУП
- x5
- Ускорились процедуры обработки документов
- -30%
- Cократились материальные издержки, связанные с печатью документов
- x10
- Быстрее кадровый специалист находит любой документ в электронном архиве
Отзыв
«Ожидания от работы полностью совпали с реальностью. Переход на новую систему КЭДО позволил создать эффективную систему управления кадровыми документами»
Директор службы информационных технологий АО «Медицина»
Форматы
работы
Проект
Мы реализуем весь комплекс услуг: от определения бизнес-задач и обследования до опытно-промышленной эксплуатации и обучения сотрудников.
Включает в себя:
- Фиксированная стоимость на весь срок проекта
- Ключевые эксперты на весь срок проекта
- Полное управление проектом и вашей командой
- Формирование центров компетенций
- Предоставление IT-инфраструктуры для проекта
- Готовность к изменениям в ходе проекта